Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Ruhrstadt Immobilien Service GmbH, Kettwiger Str. 23, 45127 Essen (nachfolgend "Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung "CasaDocs".

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(3) Der Kunde kann Verbraucher (§ 13 BGB) oder Unternehmer (§ 14 BGB) sein. Die Software richtet sich vorrangig an Unternehmer. Für Unternehmer gelten die in diesen AGB gesondert gekennzeichneten erweiterten Regelungen. Der Kunde gibt bei der Registrierung an, ob er als Verbraucher oder Unternehmer handelt.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software "CasaDocs" zur Nutzung über das Internet (Software-as-a-Service) zur Verfügung. Die Software dient der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung für Hausverwaltungen und WEG-Verwaltungen, insbesondere der automatisierten Erfassung, Extraktion und Zuordnung von Daten aus Eingangsbelegen (Rechnungen, Bescheide, Schreiben).

(2) Die Software umfasst insbesondere: OCR-basierte Texterkennung von PDF-Dokumenten, KI-gestützte Datenextraktion (Beträge, Datumsangaben, Kontoinformationen), automatisches Entity Matching (Zuordnung zu Liegenschaften, Eigentümern und Lieferanten), SEPA-XML-Export sowie Dokumentenarchivierung.

(3) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs auf der Website des Anbieters.

(4) Der Anbieter schuldet ausschließlich die Bereitstellung der Software in ihrer jeweils aktuellen Version. Es besteht kein Anspruch auf die Beibehaltung bestimmter Funktionen, sofern der Kernleistungsumfang des gewählten Tarifs erhalten bleibt.

(5) Die Software stellt ein Werkzeug zur Entscheidungsunterstützung dar. Die KI-gestützte Datenextraktion und Entity-Zuordnung dient lediglich als Arbeitshilfe und ersetzt nicht die Prüfung durch den Kunden. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der automatisch extrahierten Daten.

(6) Der Anbieter schuldet insbesondere nicht:

• die fehlerfreie Erkennung und Extraktion von Daten aus Dokumenten
• die korrekte Zuordnung von Belegen zu Liegenschaften oder Eigentümern
• eine buchhalterische, steuerliche oder rechtliche Beratung
• die Prüfung der vom Kunden hochgeladenen Dokumente auf Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit
• die Eignung der extrahierten Daten für bestimmte Buchhaltungs- oder Verwaltungszwecke

§ 3 Vertragsschluss

(1) Mit der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot zum Abschluss eines Vertrages ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Kundenkontos zustande.

(2) Bei B2B-Tarifen ist der Kunde verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinem Unternehmen zu machen, insbesondere Firma, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden).

§ 4 Widerrufsrecht und Rückerstattung

Für Verbraucher (§ 13 BGB):

(1) Verbraucher haben das Recht, binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen den Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.

(2) Um das Widerrufsrecht auszuüben, muss der Kunde den Anbieter (Ruhrstadt Immobilien Service GmbH, Kettwiger Str. 23, 45127 Essen, E-Mail: support@casadocs.de) mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. per E-Mail) über den Entschluss, den Vertrag zu widerrufen, informieren.

(3) Im Falle eines wirksamen Widerrufs werden die empfangenen Zahlungen unverzüglich und spätestens binnen 14 Tagen über den ursprünglichen Zahlungsweg zurückerstattet.

(4) Hat der Kunde verlangt, dass die Dienstleistung während der Widerrufsfrist beginnen soll, so hat er einen angemessenen Betrag für die bis zum Widerruf bereits erbrachten Leistungen zu zahlen.

(5) Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig bei Verträgen über digitale Inhalte, wenn der Anbieter mit der Ausführung begonnen hat, nachdem der Kunde ausdrücklich zugestimmt hat und seine Kenntnis vom Verlust des Widerrufsrechts bestätigt hat (§ 356 Abs. 5 BGB).

Für Unternehmer (§ 14 BGB):

(6) Unternehmern steht kein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Bei B2B-Abonnements erfolgt keine anteilige Rückerstattung für den laufenden Abrechnungszeitraum.

§ 5 Preise und Zahlung

(1) Die aktuell gültigen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Website. Preise für Geschäftskunden verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

(2) Die Vergütung ist monatlich im Voraus fällig. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Paddle.com Market Ltd ("Paddle"). Paddle agiert als Merchant of Record und ist für die Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Umsatzsteuerabführung verantwortlich. Es gelten zusätzlich die Zahlungsbedingungen von Paddle.

(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang nach vorheriger Mahnung und angemessener Nachfrist zu sperren. Der Zugang zu bereits eingegebenen Daten bleibt während der Sperrung im Rahmen des Exports gewährleistet.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei wesentlichen Vertragsverstößen, missbräuchlicher Nutzung oder fortgesetztem Zahlungsverzug trotz Mahnung.

(3) Nach Vertragsende werden die Daten des Kunden für weitere 30 Tage zur Sicherung vorgehalten und können exportiert werden. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(4) Die Kündigung kann per E-Mail an support@casadocs.de oder über die Kontoverwaltung erfolgen.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen
• die Software nur für rechtmäßige Zwecke zu nutzen
• keine Dokumente hochzuladen, die gegen geltendes Recht verstoßen
• die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten (DSGVO, BDSG)
• den Anbieter unverzüglich über Sicherheitsvorfälle zu informieren
• die von der KI extrahierten Daten vor Weiterverwendung zu prüfen

(2) Der Kunde ist für die Inhalte seiner hochgeladenen Dokumente und die Verwendung der extrahierten Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Prüfpflicht hinsichtlich der Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit der Dokumente.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen zu sichern. Unterlässt der Kunde die Datensicherung, entfällt ein Anspruch auf Schadensersatz wegen Datenverlust.

(4) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer schuldhaften Verletzung der vorgenannten Pflichten entstehen, einschließlich Ansprüche wegen rechtswidriger Dokumenteninhalte, Datenschutzverstöße und angemessener Rechtsverteidigungskosten.

§ 8 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99% im Jahresmittel an. Hiervon ausgenommen sind: geplante Wartungsfenster, Störungen bei Dritten (Hosting-Provider, KI-Dienstleister), höhere Gewalt sowie vom Kunden verursachte Störungen.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Software für Wartungsarbeiten vorübergehend außer Betrieb zu nehmen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit mindestens 24 Stunden im Voraus angekündigt.

(3) Die Verfügbarkeitszusage bezieht sich ausschließlich auf die vom Anbieter betriebene Software. Für die Verfügbarkeit der angebundenen Drittdienste (OCR-Dienste, KI-Modelle, Zahlungsdienstleister) übernimmt der Anbieter keine Gewähr.

§ 9 Haftung und Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt nur: bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit; im Rahmen übernommener Garantien; nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), beschränkt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ist der Höhe nach begrenzt auf das Zweifache der in den letzten 12 Monaten tatsächlich gezahlten Vergütung.

(4) Der Anbieter haftet nicht für: mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn (außer bei Vorsatz/grober Fahrlässigkeit); Datenverlust bei unterlassener Datensicherung; Schäden durch fehlerhafte KI-Extraktion, sofern der Kunde die Prüfpflicht unterlassen hat; wirtschaftliche Nachteile durch Ausfälle von Drittdiensten; Schäden durch fehlerhafte Buchungen auf Grundlage automatisch extrahierter Daten.

Für Unternehmer (§ 14 BGB):

(5) Gegenüber Unternehmern ist die Haftung auf die in den letzten 12 Monaten tatsächlich gezahlte Vergütung (einfacher Jahresbetrag) begrenzt. Mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangener Gewinn sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(6) Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und Mitarbeiter des Anbieters.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen (DSGVO, BDSG).

(2) Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die von ihm in die Software eingegebenen personenbezogenen Daten (z.B. Daten aus Rechnungen, Eigentümerdaten). Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung berechtigt ist und erforderliche Einwilligungen eingeholt hat.

(3) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 11 Geistiges Eigentum

(1) Sämtliche Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Vertragsdauer.

(2) Der Kunde darf die Software nicht kopieren, dekompilieren oder zurückentwickeln (Reverse Engineering).

(3) Die vom Kunden hochgeladenen Dokumente und extrahierten Daten verbleiben im Eigentum des Kunden.

§ 12 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für Nichterfüllung aufgrund höherer Gewalt, insbesondere: Naturkatastrophen, Pandemien; Krieg, Terrorismus, Sanktionen; Streiks, Aussperrungen; behördliche Anordnungen, Gesetzesänderungen; Ausfall von Telekommunikationsnetzen, Stromversorgung oder Cloud-Diensten; Cyberangriffe, sofern der Anbieter dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat.

(2) Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich über das Hindernis. Dauert das Hindernis länger als 30 Tage, können beide Parteien außerordentlich kündigen.

§ 13 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter weist auf die Frist und die Folgen des Schweigens besonders hin.

(3) Bei Widerspruch steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

§ 14 Analyse und Tracking

(1) Wir setzen auf unserer Plattform folgende Analyse- und Tracking-Dienste ein: Google Tag Manager, Google Analytics 4, Microsoft Clarity, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag.

(2) Für eingeloggte Nutzer erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Verbesserung unseres Dienstes und zur Analyse der Nutzung.

(3) Einzelheiten zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Essen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

(4) Die Vertragssprache ist Deutsch.